Как оживить ретроспективу?

Недавно на Agile-коуч-сессии Скрам-мастер спросил, что делать, если команда не хочет проводить ретроспективу. В ходе 1-часового диалога я и коллеги выявили несколько моментов, которые могут влиять на нежелание участвовать во встрече.

1. Трудно убедить других, не веря

Я спросил его: “А кто в команде считает, что ретроспектива нужна?” “Владелец продукта!” Сам же он в этом не уверен. Если человек сам не верит в пользу чего-либо, ему будет трудно убедить в этом других. Скрам-мастеру в первую очередь стоит самому осознать пользу ретроспективы.

2. Решений и задач < проблем

СМ признался, что на ретроспективе они стремятся найти решение для каждой выявленной проблемы, и взять эти задачи в следующий спринт. Вовсе необязательно делать именно так.

1. Проблемы может оказаться 10–20 и больше. Но они все разные и по степени возможности повлиять, и по важности. Поэтому после выявления следует приоритизировать проблемы. (Об этом можете посмотреть в 10-минутном и 1-часовом видео-уроках по ретро.)
2. Детально обсудить за 1 час все выявленные проблемы тоже непросто. Может появиться соблазн удлинить встречу. Не нужно так делать! В Скраме есть хороший приём фасилитации и планирования — timebox. Если запланирована встреча на 1 час, то она может длиться 1 час или меньше. Иначе у людей зреет недовольство, ощущение обманутости, неэффективной траты времени. Решение то же — приоритизация. Если найдено решение для проблемы №1, и осталось время, то переходите к поиску решения проблемы №2. Если времени почти не осталось, то подведите итоги и завершите встречу. В Scrum Guide 2020 нет явного ограничения на количество улучшений (см. цитату ниже).
3. Исправить все выявленные проблемы за один спринт может быть нереально — ведь у вас есть задачи по созданию продукта. Нет требования “обязательно устранить все препятствия в следующем спринте”. Оцените свои возможности и возьмите в работу столько, сколько с высокой вероятностью сможете сделать. Если к следующей ретро эти задачи будут выполнены, у команды окрепнет осознание пользы встречи. И наоборот, если не будут выполнены, то ощущение эффективности таких встреч каждый спринт начнёт ослабевать. Если какой-то участник команды возьмёт хотя бы одну задачу по улучшению — отлично!

Цель Sprint Retrospective — запланировать повышение качества и эффективности. Scrum Team определяет наиболее полезные для повышения эффективности изменения. Улучшения с самым высоким влиянием реализуются в кратчайшие сроки. Они могут даже быть добавлены в Sprint Backlog следующего Sprint.

3. Менее 1,5 часов для 2-недельного спринта

Если команда не видит пользы встречи, то проводите за меньшее время — за час, за 45 минут. И за 30 минут можно успеть выявить проблемы, выбрать 1–2–3 самые важные, и хотя бы для первой найти решение. Артгументация та же, что и в предыдущем §.

Согласно Scrum Guide 2020 ретроспективы может занимать максимум 3 часа для 1-месячного спринта, но о прямой пропорции не говорится.

Событие ограничено по времени максимум тремя часами для одномесячного Sprint. Для более коротких Sprints событие обычно короче.

4. Провести проверку безопасности

Нужно проверить, насколько участники готовы открыто выражать свои мысли и идеи, делиться критикой и проблемами. (Читайте о том, как провести Safety check.)

5. Задавайте конкретные вопросы о прошедшем спринте

Если участники неохотно высказываются или просто не знают, о чём уместно говорить, то задайте им конкретные вопросы и соберите мнения. Каждую ретроспективу можно посвящать одной дополнительной теме или аспекту деятельности команды, рассматривая их более детально. (Ознакомьтесь с примерами вопросов о спринте.)

6. Позвольте участникам брать на себя задачи

Скрам-мастер поделился, что чаще всего задачи по улучшению выполняются теми же 2–3 сотрудниками. При такой закономерности остальные ощущаются себя, скорее, не активными участниками, от которых зависит успех всей команды, а источниками информации, которую они должны передать тем 2–3 исполнителями.

Если и у вас наблюдается похожая ситуация, то в следующий раз

• задайте в группу вопрос: “Кто хочет взять эту задачу?”
• Если возьмёт любой из тех же 2–3, то спросите: “Хочет ли кто-то другой взять эту задачу?”
• Если никто не отвечает, то вежливо повторите вопрос: “Кто хочет взять эту задачу?”
• Если снова, то добавьте: “За эту проблему проголосовало 8/10 участников команды. Выглядит, будто она серьёзная и важно её устранить. Или это не так?”
• Если никто не возьмётся, то просто не берите задачу в спринт. Иногда полезно завалить ретроспективу, чтобы команда осознала, что есть внутренние проблемы: отсутствие вовлечённости, взаимовыручки, поддержки, стремления повышать эффективность работы, плавность, слаженность — это важная тема, достойная отдельной сфокусированной на ней ретроспективы.

7. Проведите ретро о ретро

Подготовьте и открытые, и более чёткие вопросы о разных аспектах встречи:

• Насколько эффективна? 1..10
• Насколько вы вовлечены во встречу? 1..10
• Как выглядела бы встреча на 10?
• Чего не хватает, чтобы встреча стала на 10?
• Что можно сделать, чтобы оценка встречи стала +1?
• Как можно изменить формат, место, день, время, длительность, чтобы встреча стала эффективнее? Что ещё можно изменить?

Если считаете, что обсуждения только ретроспективы недостаточно, то добавьте в повестку и другие встречи: Planning, Daily / StandUp, Review / Demo.

Все 7 рекомендаций кратко

1. Сначала убедитесь в пользе сами, затем убеждайте других.
2. Не обязательно решать все проблемы — решайте самые важные. Приоритизируйте. Одно реализованное улучшение лучше, чем 5 незавершённых.
3. Соблюдайте лимит времени.
4. Выполните Safety check.
5. Задавайте конкретные вопросы о прошедшем спринте.
6. Позвольте участникам брать на себя задачи.
7. Проведите ретро о ретро.

Дополнительные материалы об Agile-встречах

1. 10-минутный и 1-часовой видео-уроки о том, как провести ретроспективу.
2. Открытие встречи icebreaker “Кубики историй Рори”.
3. Открытие встречи “Проверка безопасности”.
4. Сбор информации в 3 столбца Mad-Sad-glad.
5. Темы, на которых можно более четко сфокусироваться на ретроспективе.
6. Список онлайн-досок для ретроспективы.
7. Как оживить ретроспективу?
8. Когда какую ретро проводить?
9. Что такое ретроспектива, зачем нужна и как проводить.
10. Почему 3-й вопрос Daily/StandUp такой важный или видео.
11. Daily Scrum / Stand-up meeting vs Status meeting — what’s the difference?